Το Document Lifecycle Management (DLM) Forum δημιουργήθηκε από μία πρωτοβουλία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής το 1997, έχοντας την υποστήριξη των Εθνικών Αρχείων των κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Μέχρι το 2002 το DLM Forum ήταν μία συνεργατική προσπάθεια η οποία καθοδηγούνταν από τα κράτη-μέλη της Ε.Ε. και την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Στη συνέχεια, το DLM Forum εξελίχθηκε σε μία ευρύτερη κοινότητα των ενδιαφερόμενων εμπλεκόμενων μερών στο χώρο των αρχείων (ιστορικών και ενεργών), των εγγράφων και της διαχείρισης του κύκλου ζωής της σε όλη την Ευρώπη.
Από το τρίτο συνέδριο της Βαρκελώνης το 2002, το DLM Forum είναι πλέον ένα ανεξάρτητο όργανο και δέχεται μέλη από το δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα. Περιλαμβάνει πλέον προμηθευτές, τελικούς χρήστες, ιδρύματα και ενώσεις. Το DLM Forum είναι ένα ευρωπαϊκό κέντρο το οποίο ορίζει πρότυπα και οδηγίες για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής πληροφορίας και των ηλεκτρονικών αρχείων.
Στην παρούσα φάση, το συγκεκριμένο όργανο αποτελεί έναν από τους πιο βασικούς φορείς σε ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο στον ορισμό κατευθυντήριων οδηγιών και προτύπων που αφορούν το χώρο της διαχείρισης των ηλεκτρονικών αρχείων. Ενδεικτικό παράδειγμα είναι ότι το 2001 το DLM Forum δημοσίευσε το ευρωπαϊκό πρότυπο MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). Το 2008 δημοσιεύθηκε το MoReq2. Το πρότυπο αυτό περιγράφει και μοντελοποιεί τις λειτουργικές απαιτήσεις για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων και επικεντρώνεται κυρίως τις λειτουργικές απαιτήσεις των συστημάτων διαχείρισης των ηλεκτρονικών αρχείων (Electronic Records Management Systems / ERMS).
Τα ΓΑΚ αποτελούν ενεργό μέλος του ευρωπαϊκού οργάνου DLM Forum, συμμετέχοντας στις επιστημονικές συναντήσεις του με σχετικές ομιλίες και επιστημονικές παρεμβάσεις. Στις συναντήσεις του οργάνου αυτού, που πραγματοποιούνται κάθε εξάμηνο στην χώρα που έχει εκάστοτε την Προεδρία της Ε.Ε., σε πολλές περιπτώσεις στο παρελθόν, τα ΓΑΚ συμμετείχαν με επιστημονικό προσωπικό.
Διοργάνωση Συνάντησης του Φόρουμ για τη Διαχείριση του Κύκλου Ζωής των Εγγράφων / DLM (Document Lifecycle Management) Forum Foundation στα ΓΑΚ
Τον Ιούνιο του 2014, τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (ΓΑΚ) διοργάνωσαν, με μεγάλη επιτυχία, στο πλαίσιο ανάληψης, εκ μέρους της Ελλάδας, της Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης τη Συνάντηση του Φόρουμ για τη Διαχείριση του Κύκλου Ζωής των Εγγράφων / DLM (Document Lifecycle Management) Forum Foundation
Συνοπτική εικόνα της ανωτέρω δράσης προκύπτει από τα ακόλουθα στοιχεία:
– Ημερομηνίες Διεξαγωγής: 10 και 11 Ιουνίου 2014
– Χώρος διεξαγωγής: Υπουργείο Εξωτερικών – Αμφιθέατρο «Γ. Κρανιδιώτης»
– Αριθμός συμμετεχόντων: 80
– Αριθμός εγγεγραμμένων: 124
– Συμμετέχοντες: Διευθυντές Εθνικών Αρχείων, Ανώτατα Στελέχη Αρχειακών Οργανισμών, Επικεφαλής Εταιρειών, IT Experts, Επικεφαλής Υπουργείων, Στελέχη της Δημόσιας Διοίκησης, Ακαδημαϊκοί, Επαγγελματίες του χώρου (αρχειονόμοι, τεχνικοί πληροφορικής, κ.ά.)
– Αριθμός ομιλιών: 18
– Αριθμός ομιλητών: 24
– Προσκεκλημένοι ακροατές: Εφορεία των ΓΑΚ, Ακαδημαϊκοί, Υπουργοί
Το πρόγραμμα και οι ομιλίες της Συνάντησης είχαν τις εξής θεματικές:
– συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων
– ηλεκτρονικά αρχεία, δημόσια διοίκηση και ηλεκτρονική διακυβέρνηση
– μέλλον του MOREq
– μελέτες περίπτωσης (case studies) εφαρμογών διαχείρισης συστημάτων ηλεκτρονικών αρχείων
– διαχείριση αρχείων και νέες τεχνολογίες
– E-ARK project
Η διοργανώτρια χώρα εκπροσωπήθηκε στο πρόγραμμα με ομιλία, με θέμα «Οι προκλήσεις των Γενικών Αρχείων του Κράτους στη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων». Το κείμενο επεξεργάστηκαν οι αρχειονόμοι της Κ.Υ. των ΓΑΚ, κ.κ. Βασιλική Δελέγκου, Ελένη Μαμμά και Γεωργία Τσούρη και παρουσιάστηκε από την κ. Γεωργία Τσούρη.
Η εν λόγω συνάντηση πραγματοποιήθηκε, με μεγάλη επιτυχία, δεδομένων των συγχαρητηρίων ηλεκτρονικών και προφορικών μηνυμάτων που δέχθηκε η Υπηρεσία, καθώς και, με το κλείσιμο της συνάντησης, με την ομιλία του νέου Προέδρου του DLM FORUM FOUNDATION κ. Zoltan Szatucsek, ο οποίος συνεχάρη τα ΓΑΚ, συνολικά, για οργανωτική διαδικασία και προσπάθεια. Συγχαρητήριο μήνυμα, μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, απεστάλη, επίσης, τόσο από τον νέο Πρόεδρο του DLM FORUM FOUNDATION κ. Zoltan Szatucsek, όσο και από τον απερχόμενο πρόεδρο του DLM FORUM FOUNDATION, κ. Jon Garde.