Οδηγίες – πρότυπα διαχείρισης πληροφορίας
Το Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων (ΔΣΑ) έχει εκδώσει πρότυπα για την περιγραφή αρχειακού υλικού, το πλαίσιο παραγωγής του, λαμβάνοντας υπόψη τους παραγωγούς και τις διαδικασίες μέσω των οποίων δημιουργήθηκε, καθώς και για την περιγραφή των φορέων που διατηρούν αρχειακό υλικό. Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.), στο πλαίσιο του έργου των Επιτροπών Ορολογίας και Εκπαίδευσης, της Επιτροπής Εφαρμογής Προτύπων και της Συντακτικής Επιτροπής, έχει ολοκληρώσει τη μετάφραση και έκδοση των ανωτέρω προτύπων στην ελληνική γλώσσα. Οι επίσημες ελληνικές μεταφράσεις διατίθενται δωρεάν από την Ε.Α.Ε., καθώς, σύμφωνα με τον ιστότοπό της, η παροχή βασικών πρακτικών εργαλείων στα μέλη της και σε όλους τους Έλληνες που εργάζονται σε αρχειακά ιδρύματα αποτελεί έναν από τους κύριους στόχους της.
Το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (Γενικό) – ISAD παρέχει κατευθυντήριες οδηγίες για την περιγραφή αρχειακού υλικού και τη δημιουργία τυποποιημένων εγγραφών. Το πρότυπο περιλαμβάνει γενικούς κανόνες αρχειακής περιγραφής ανεξαρτήτως τύπου και υποστρώματος του αρχειακού υλικού. Η χρήση του ΔΠΑΠ(Γ) για την περιγραφή αρχειακού υλικού:
α) διασφαλίζει τη δημιουργία πλήρων, κατάλληλων και επεξηγηματικών περιγραφών,
β) διευκολύνει την ανάκτηση και ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με το αρχειακό υλικό,
γ) επιτρέπει τη χρήση κοινών και καθιερωμένων βάσεων δεδομένων, και
δ) επιτρέπει την ενσωμάτωση περιγραφών από διαφορετικούς χώρους αποθήκευσης σε ένα ενιαίο σύστημα πληροφοριών.
Αρχειακή Περιγραφή
Η αρχειακή περιγραφή επιτρέπει τον πνευματικό έλεγχο του αρχειακού υλικού, ο οποίος είναι απαραίτητος για τη διασφάλιση της αξιοπιστίας, της αυθεντικότητας, της σημασίας και της προσβασιμότητας των περιγραφόμενων τεκμηρίων.
Οι αρχειακές περιγραφές, όπως προτείνονται από το ΔΠΑΠ(Γ), καλύπτουν κάθε πληροφορία που σχετίζεται με το υλικό, ανεξαρτήτως του σταδίου διαχείρισης κατά το οποίο εντοπίζεται ή διαπιστώνεται. Οι πληροφορίες παραμένουν δυναμικές και μπορούν να βελτιώνονται σε κάθε στάδιο διαχείρισης. Συνιστάται οι περιγραφές να αναπτύσσονται σε διαφορετικά επίπεδα (αρχείο, υπο-αρχείο, σειρά, υπο-σειρά, φάκελος, έγγραφο), τα οποία συνδέονται μεταξύ τους.
Η έκδοση του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ΔΣΑ)
Η δεύτερη έκδοση του προτύπου παρουσιάστηκε στο Διεθνές Συμβουλίου Αρχείων στη Σεβίλλη τον Σεπτέμβριο του 2000. Είναι διευρυμένη και συμπεριλαμβάνει ολοκληρωμένα παραδείγματα για την καλύτερη κατανόηση του θεωρητικού κειμένου.
Όλες οι εγκεκριμένες μεταφράσεις της έκδοσης είναι διαθέσιμες στον ιστότοπο του ΔΣΑ.
Η μετάφραση και η ελληνική έκδοση
Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (E.A.E.), στo πλαίσιo της Επιτροπής Επιμόρφωσης και της Επιτροπής Ορολογίας, σε συνέχεια της πρώτης προσπάθειας της το 1995, προχώρησε στη μετάφραση της δεύτερης έκδοσης του Διεθνούς Προτύπου Αρχειακής Περιγραφής (Γενικό).
Η έκδοση κυκλοφορεί από το 2002 σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή.
Στοιχεία της έκδοσης:
Ελληνική μετάφραση: Χριστίνα Βάρδα, Αμαλία Παππά, Ζήσιμος Χ. Συνοδινός
Επιμέλεια έκδοσης: Χριστίνα Βάρδα, Ζήσιμος Χ. Συνοδινός
Αναπαραγωγή και μετάφραση: Η αναπαραγωγή σε μετάφραση ή εκτύπωση του συνόλου ή μέρους για μη εμπορικούς σκοπούς επιτρέπεται υπό τον όρο ότι γίνεται η αρμόζουσα παραπομπή.
Copyright για την ελληνική έκδοση: © Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.)
Το Διεθνές Πρότυπο Καθιερωμένων Αρχειακών Εγγραφών για Νομικά Πρόσωπα, Φυσικά Πρόσωπα και Οικογένειες – ΔΠΚΑΕ (ΝΦΟ) είναι ένα συμπληρωματικό πρότυπο του γενικού ΔΠΑΠ. Παρέχει βασικές κατευθυντήριες οδηγίες για την περιγραφή και καθιέρωση των παραγωγών αρχειακού υλικού. Συντάχθηκε με σκοπό να υποστηρίξει τη διάδοση καθιερωμένων αρχειακών εγγραφών, ενθαρρύνοντας τη σύνταξη συμβατών, κατάλληλων και επεξηγηματικών περιγραφών που αφορούν νομικά πρόσωπα, φυσικά πρόσωπα και οικογένειες, παραγωγούς τεκμηρίων. Προορίζεται να χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με υφιστάμενα εθνικά πρότυπα ή ως σημείο αναφοράς για την ανάπτυξη εθνικών προτύπων.
Τυποποιημένες περιγραφές παραγωγών
Η περιγραφή των παραγωγών αρχείων αποτελεί σημαντικό έργο για τους αρχειονόμους, καθώς απαιτεί πλήρη τεκμηρίωση και συνεχή ενημέρωση του πλαισίου παραγωγής και χρήσης των εγγράφων, με έμφαση στην προέλευσή τους.
Η ανεξάρτητη διαχείριση πληροφοριών σχετικά με το πλαίσιο παραγωγής επιτρέπει τη σύνδεση των περιγραφών που αφορούν τους παραγωγούς τεκμηρίων και των πληροφοριών για το πλαίσιο παραγωγής των εγγραφών με περιγραφές αρχειακού υλικού του ίδιου παραγωγού, το οποίο φυλάσσεται σε διαφορετικά αρχεία, καθώς και με περιγραφές άλλων πηγών, όπως μουσειακό ή βιβλιακό υλικό που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη οντότητα. Τέτοιες συνδέσεις βελτιώνουν τη διαχείριση των αρχείων και διευκολύνουν την έρευνα.
Η τυποποίηση των περιγραφών των παραγωγών και, κατ’ επέκταση, του πλαισίου παραγωγής επιτρέπει:
α. την πρόσβαση στα αρχεία βάσει της περιγραφής του πλαισίου παραγωγής τους, η οποία συνδέεται με άλλες περιγραφές των ίδιων αρχείων, που είναι συχνά κατακερματισμένα,
β. στους χρήστες να κατανοούν το πλαίσιο παραγωγής και χρήσης των αρχειακών εγγραφών, επιτρέποντάς τους να ερμηνεύουν καλύτερα το περιεχόμενο και τη σημασία τους,
γ. την ταυτοποίηση κάθε παραγωγού εγγραφών, ενσωματώνοντας την περιγραφή των σχέσεων μεταξύ διαφορετικών οντοτήτων,
δ. την ανταλλαγή αυτών των περιγραφών μεταξύ φορέων, συστημάτων και δικτύων.
Η έκδοση του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ΔΣΑ)
Η μετάφραση και η ελληνική έκδοση
Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.) αποδέχθηκε αίτημα των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) για την από κοινού έκδοση της μετάφρασης του προτύπου.
Προς τον σκοπό αυτό, συγκροτήθηκε ομάδα εργασίας, της οποίας τα βασικά μέλη περιλάμβαναν μέλη της ΕΑΕ που είχαν προηγουμένως ασχοληθεί με τη μετάφραση του ΔΠΑΠ(Γ) και του εγχειριδίου Αρχειονομίας, όπως η Χριστίνα Βάρδα (ιστορικός-αρχειονόμος, ΕΛΙΑ-ΜΙΕΤ), ο Ζήσιμος Συνοδινός (ιστορικός-αρχειονόμος, ΙΑ-ΕΤΕ) και η Αμαλία Παππά. Στην ομάδα συμμετείχαν επίσης η Μαριέττα Μινώτου (Διευθύντρια Κεντρικής Υπηρεσίας των Γ.Α.Κ.) και ο Γεώργιος Χαρώνης (μέλος της ΕΑΕ, Γ.Α.Κ.).
Η έκδοση ολοκληρώθηκε το 2013.
Στοιχεία έκδοσης: Ελληνική μετάφραση: Χριστίνα Βάρδα, Μαριέττα Μινώτου, Νέστορας Μπαμίδης, Αμαλία Παππά, Ζήσιμος Χ. Συνοδινός, Γεώργιος Χαρώνης Επιμέλεια: Νέστορας Μπαμίδης ISBN: 978-960-85327-7-9 978-960-7236-16-6 Πνευματικά δικαιώματα ελληνικής έκδοσης: © Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.) – Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.)
Τυποποιημένες περιγραφές παραγωγών
Η περιγραφή των παραγωγών αρχείων αποτελεί σημαντικό έργο για τους αρχειονόμους, καθώς απαιτεί πλήρη τεκμηρίωση και συνεχή ενημέρωση του πλαισίου παραγωγής και χρήσης των εγγράφων, με έμφαση στην προέλευσή τους.
Η ανεξάρτητη διαχείριση πληροφοριών σχετικά με το πλαίσιο παραγωγής επιτρέπει τη σύνδεση των περιγραφών που αφορούν τους παραγωγούς τεκμηρίων και των πληροφοριών για το πλαίσιο παραγωγής των εγγραφών με περιγραφές αρχειακού υλικού του ίδιου παραγωγού, το οποίο φυλάσσεται σε διαφορετικά αρχεία, καθώς και με περιγραφές άλλων πηγών, όπως μουσειακό ή βιβλιακό υλικό που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη οντότητα. Τέτοιες συνδέσεις βελτιώνουν τη διαχείριση των αρχείων και διευκολύνουν την έρευνα.
Η τυποποίηση των περιγραφών των παραγωγών και, κατ’ επέκταση, του πλαισίου παραγωγής επιτρέπει:
α. την πρόσβαση στα αρχεία βάσει της περιγραφής του πλαισίου παραγωγής τους, η οποία συνδέεται με άλλες περιγραφές των ίδιων αρχείων, που είναι συχνά κατακερματισμένα,
β. στους χρήστες να κατανοούν το πλαίσιο παραγωγής και χρήσης των αρχειακών εγγραφών, επιτρέποντάς τους να ερμηνεύουν καλύτερα το περιεχόμενο και τη σημασία τους,
γ. την ταυτοποίηση κάθε παραγωγού εγγραφών, ενσωματώνοντας την περιγραφή των σχέσεων μεταξύ διαφορετικών οντοτήτων,
δ. την ανταλλαγή αυτών των περιγραφών μεταξύ φορέων, συστημάτων και δικτύων.
Η έκδοση του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ΔΣΑ)
Η πρώτη έκδοση του προτύπου (Δρέσδη, Μάιος 2007) αναπτύχθηκε από την Επιτροπή Βέλτιστων Πρακτικών και Προτύπων του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ΔΣΑ/CBPS).
Κατά την ανάπτυξη αυτού του προτύπου, η ομάδα χρησιμοποίησε μοντέλα λειτουργικής περιγραφής και ανάλυσης που εφαρμόζονται στη διαχείριση ιστορικών, ενεργών και ημι-ενεργών αρχείων στην Αυστραλία, τον Καναδά, την Ελβετία, το Ηνωμένο Βασίλειο και τις Ηνωμένες Πολιτείες. Αντλήθηκαν επίσης στοιχεία από διεθνές έργο που διεξήγαγε ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης (ISO), όπως το ISO 15489 Διεθνές Πρότυπο Διαχείρισης Εγγράφων (2001) και το ISO 23081 Διεθνές Πρότυπο Διαδικασιών Διαχείρισης Εγγράφων – Μεταδεδομένα για έγγραφα (2006-2007).
Όλες οι εγκεκριμένες μεταφράσεις της έκδοσης είναι διαθέσιμες στον ιστότοπο του ΔΣΑ.
Η μετάφραση και η ελληνική έκδοση
Το ΔΙΠΕΛ είναι το τρίτο πρότυπο που διατίθεται στην ελληνική αρχειακή κοινότητα, μετά το ΔΙΠΑΠ (1995, 2002) και το ΔΙΠΚΑΕ (ΝΦΟ) (2013).
Η μετάφραση του προτύπου αποτελεί μέρος του έργου της Επιτροπής Εφαρμογής Προτύπων της ΕΑΕ (ΕΑΕ/ΕΕΠ) και εκδόθηκε τον Μάρτιο του 2014.
Στοιχεία έκδοσης: Ελληνική μετάφραση και επιμέλεια: Νέστορας Μπαμίδης. ISBN: 978-618-81234-0-3 Αναπαραγωγή και μετάφραση: Η αναπαραγωγή σε μετάφραση ή έντυπη μορφή του συνόλου ή μέρους για μη εμπορικούς σκοπούς επιτρέπεται, εφόσον γίνεται η κατάλληλη αναφορά. Πνευματικά δικαιώματα ελληνικής έκδοσης: © Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.)
Σχετικοί σύνδεσμοι
Τυποποιημένες περιγραφές παραγωγών
Η περιγραφή των παραγωγών αρχείων αποτελεί σημαντικό έργο για τους αρχειονόμους, καθώς απαιτεί πλήρη τεκμηρίωση και συνεχή ενημέρωση του πλαισίου παραγωγής και χρήσης των εγγράφων, με έμφαση στην προέλευσή τους.
Η ανεξάρτητη διαχείριση πληροφοριών σχετικά με το πλαίσιο παραγωγής επιτρέπει τη σύνδεση των περιγραφών που αφορούν τους παραγωγούς τεκμηρίων και των πληροφοριών για το πλαίσιο παραγωγής των εγγραφών με περιγραφές αρχειακού υλικού του ίδιου παραγωγού, το οποίο φυλάσσεται σε διαφορετικά αρχεία, καθώς και με περιγραφές άλλων πηγών, όπως μουσειακό ή βιβλιακό υλικό που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη οντότητα. Τέτοιες συνδέσεις βελτιώνουν τη διαχείριση των αρχείων και διευκολύνουν την έρευνα.
Η τυποποίηση των περιγραφών των παραγωγών και, κατ’ επέκταση, του πλαισίου παραγωγής επιτρέπει:
α. την πρόσβαση στα αρχεία βάσει της περιγραφής του πλαισίου παραγωγής τους, η οποία συνδέεται με άλλες περιγραφές των ίδιων αρχείων, που είναι συχνά κατακερματισμένα,
β. στους χρήστες να κατανοούν το πλαίσιο παραγωγής και χρήσης των αρχειακών εγγραφών, επιτρέποντάς τους να ερμηνεύουν καλύτερα το περιεχόμενο και τη σημασία τους,
γ. την ταυτοποίηση κάθε παραγωγού εγγραφών, ενσωματώνοντας την περιγραφή των σχέσεων μεταξύ διαφορετικών οντοτήτων,
δ. την ανταλλαγή αυτών των περιγραφών μεταξύ φορέων, συστημάτων και δικτύων.
Η έκδοση του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ΔΣΑ)
Η πρώτη έκδοση του προτύπου παρουσιάστηκε από την Επιτροπή Βέλτιστων Πρακτικών και Προτύπων του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ΔΣΑ/CBPS) στο Παγκόσμιο Συνέδριο του ΔΣΑ στην Κουάλα Λουμπούρ το 2008.
Όλες οι εγκεκριμένες μεταφράσεις της έκδοσης είναι διαθέσιμες στον ιστότοπο του ΔΣΑ.
Η μετάφραση και η ελληνική έκδοση
Το ΔΙΠΕΦΔΑ είναι το τέταρτο πρότυπο που διατίθεται στην ελληνική αρχειακή κοινότητα, μετά το ΔΙΠΑΠ (1995, 2002), το ΔΙΠΚΑΕ (ΝΦΟ) (2013) και το ΔΙΠΕΛ (2014).
Η μετάφραση του προτύπου αποτελεί μέρος του έργου της Επιτροπής Εφαρμογής Προτύπων της ΕΑΕ (ΕΑΕ/ΕΕΠ) και εκδόθηκε τον Μάρτιο του 2014.
Στοιχεία έκδοσης: Ελληνική μετάφραση και επιμέλεια: Νέστορας Μπαμίδης. ISBN: 978-618-81234-1-0 Αναπαραγωγή και μετάφραση: Η αναπαραγωγή σε μετάφραση ή έντυπη μορφή του συνόλου ή μέρους για μη εμπορικούς σκοπούς επιτρέπεται, εφόσον γίνεται η κατάλληλη αναφορά. Πνευματικά δικαιώματα ελληνικής έκδοσης: © Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.)
Οδηγίες διαχείρισης αρχείων
Μάθετε πώς διαχειριζόμαστε τα αρχεία
Η παρουσίαση που ακολουθεί στόχο έχει να εξοικειώσει το κοινό με το εύρος των αρχειονομικών εργασιών καθώς και των εργασιών συντήρησης που απαιτούνται για την πρόσκτηση και προετοιμασία του αρχειακού υλικού προκειμένου να είναι προσβάσιμο.
