Φορείς Κεντρικής Διοίκησης
Δημόσια Αρχεία
Τα δημόσια αρχεία αποτελούν το συντριπτικό όγκο του αρχειακού υλικού και συνιστούν την κύρια αρμοδιότητα των Γενικών Αρχείων του Κράτους (ΓΑΚ).
Σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4610/2019 (άρθρο 161), ως δημόσια αρχεία χαρακτηρίζονται τα αρχεία που παράγονται από την ανώτατη πολιτειακή ηγεσία, την Προεδρία της Δημοκρατίας, τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς, τη Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης, τη Γενική Γραμματεία Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου, τα Υπουργεία, τις Δημόσιες Υπηρεσίες, τις Δικαστικές Αρχές, τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου, καθώς και λοιπούς οργανισμούς και επιχειρήσεις που εμπίπτουν στον δημόσιο τομέα.
Στην ίδια κατηγορία περιλαμβάνονται επίσης τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλακεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και τα ιδρύματα του Απόδημου Ελληνισμού.
Κατηγορίες Δημόσιων Αρχείων
α) Ενεργά
Περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων που χρησιμοποιούνται καθημερινά για τη διεκπεραίωση των τρεχουσών υποθέσεων μιας υπηρεσίας, οργανισμού ή φορέα και διατηρούνται στον τόπο παραγωγής τους.
β) Ημιενεργά
Περιλαμβάνουν τεκμήρια, μαρτυρίες και έγγραφα που έχουν πάψει να θεωρούνται ενεργά, χωρίς όμως να μπορούν να υποστούν εκκαθάριση, καθώς δεν έχει λήξει ο χρόνος διατήρησής τους σύμφωνα με τη σχετική νομοθεσία. Τα ΓΑΚ παρακολουθούν την ορθή τήρησή τους από την υπηρεσία παραγωγής.
γ) Ανενεργά
Περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων των οποίων ο χρόνος διατήρησης έχει λήξει, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει, και δεν έχουν πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα για τον φορέα παραγωγής τους. Τα ΓΑΚ τα παραλαμβάνουν υποχρεωτικά, μετά τη διαδικασία εκκαθάρισης, και διατηρούν το δικαίωμα περαιτέρω επεξεργασίας τους.
δ) Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας
Περιλαμβάνουν τεκμήρια, μαρτυρίες και έγγραφα τα οποία, ανεξαρτήτως παλαιότητας, παραμένουν ενεργά. Μετά την πάροδο τριάντα ετών από την παραγωγή τους, τα ΓΑΚ μεριμνούν για την παραλαβή ψηφιοποιημένων αντιγράφων, ενώ η κατάθεσή τους στα ΓΑΚ καθίσταται υποχρεωτική μετά την πάροδο εξήντα ετών.
Ρόλος των ΓΑΚ
Αν τα ΓΑΚ διαπιστώσουν, ύστερα από καταγγελία ή αναφορά, ότι η διατήρηση των δημόσιων αρχείων από τους φορείς παραγωγής τους είναι πλημμελής ή ότι η πρόσβαση του κοινού σε αυτά είναι δυσχερής, μπορούν να ζητήσουν την άμεση κατάθεση των συγκεκριμένων αρχείων στις υπηρεσίες τους.
Επιπλέον, τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών που ψηφιοποιούνται ή μεταφέρονται σε άλλο υλικό υπόστρωμα, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, κατατίθενται στα ΓΑΚ με ευθύνη του υπαλλήλου συνδέσμου της παρ. 3 του άρθρου 193.
