Διαχείριση αρχείων δημόσιας διοίκησης

Σύμφωνα με το νέο Νόμο Ν.4610/2019 των Γενικών Αρχείων του Κράτους (ΓΑΚ) (βλ. άρθρο 171, παρ. 4), το Τμήμα Εποπτείας Ενεργών και Ημιενεργών Αρχείων, Επιλογής, Εισαγωγής και Εκκαθάρισης Ανενεργών Αρχείων της Διεύθυνσης Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων είναι αρμόδιο για:

την επισήμανση, συγκέντρωση και καταγραφή αρχείων
την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων ανενεργών αρχείων
την εποπτεία της εφαρμογής της αρχειακής πολιτικής
τη συνεργασία με τους υπαλλήλους – συνδέσμους που ορίζουν οι αρμόδιες υπηρεσίες
την επιλογή των αρχείων που εκκαθαρίζονται από τις δημόσιες υπηρεσίες και τη μέριμνα για την εισαγωγή των αρχείων που επιλέγονται προς διατήρηση στα ΓΑΚ
την κατάρτιση προγραμμάτων αρχειακής εκπαίδευσης και επιμόρφωσης των υπαλλήλων του ευρύτερου δημόσιου τομέα
την παροχή οδηγιών σε δημόσια, ιδιωτικά και ειδικά ιστορικά αρχεία και συλλογές
την παροχή οδηγιών στις περιφερειακές υπηρεσίες των ΓΑΚ
τον χειρισμό κάθε άλλου συναφούς θέματος

Στο πλαίσιο της θεσμικής συνεργασίας των ΓΑΚ με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, κατά το έτος 2018, ξεκίνησε η στενή συνεργασία με το Τμήμα Αρχείων του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης (Π.Δ. 133/2017 «Οργανισμός του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης» ΦΕΚ 161/Α’/30.10.2017), προκειμένου να διασφαλισθεί η εποπτεία από την κατά το Νόμο αρμόδια Υπηρεσία των ΓΑΚ.

Σημαντική ανακοίνωση προς τους οργανισμούς του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα

Τα ΓΑΚ, κατά την τρέχουσα περίοδο της πανδημίας από τον κορωνοϊό, ακολουθώντας τις σχετικές νομοθετικές ρυθμίσεις, τις προτροπές των ειδικών και σεβόμενα πρωτίστως την ασφάλεια της υγείας των πολιτών αλλά και των εργαζομένων, αναδιοργανώνουν μέρος των δραστηριοτήτων τους ως προς τη διαχείριση των αρχείων.

Διαβάστε περισσότερα εδώ .

Σύμφωνα με το νέο Νόμο (Ν.4610/2019) των Γενικών Αρχείων του Κράτους (ΓΑΚ) (βλ. άρθρο 171, παρ. 4), το Τμήμα Εποπτείας Ενεργών και Ημιενεργών Αρχείων, Επιλογής, Εισαγωγής και Εκκαθάρισης Ανενεργών Αρχείων της Διεύθυνσης Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων είναι αρμόδιο για: α) την επισήμανση, συγκέντρωση και καταγραφή αρχείων, β) την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων ανενεργών αρχείων, γ) την εποπτεία της εφαρμογής της αρχειακής πολιτικής, δ) τη συνεργασία με τους υπαλλήλους – συνδέσμους που ορίζουν οι αρμόδιες υπηρεσίες, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 193, ε) την επιλογή των αρχείων που εκκαθαρίζονται από τις δημόσιες υπηρεσίες και τη μέριμνα για την εισαγωγή των αρχείων που επιλέγονται προς διατήρηση στα ΓΑΚ, στ) την κατάρτιση προγραμμάτων αρχειακής εκπαίδευσης και επιμόρφωσης των υπαλλήλων του ευρύτερου δημόσιου τομέα και τη μέριμνα για την εκτέλεσή τους, ζ) την παροχή οδηγιών σε δημόσια, ιδιωτικά και ειδικά ιστορικά αρχεία και συλλογές για τα θέματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του Τμήματος, η) την παροχή οδηγιών στις περιφερειακές υπηρεσίες των ΓΑΚ για τα θέματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του Τμήματος, θ) τον χειρισμό κάθε άλλου συναφούς θέματος. Στο πλαίσιο της θεσμικής συνεργασίας των ΓΑΚ με τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, κατά το έτος 2018, ξεκίνησε η στενή συνεργασία με το Τμήμα Αρχείων του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης (Π.Δ. 133/2017 «Οργανισμός του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης» ΦΕΚ 161/Α’/30.10.2017), προκειμένου να διασφαλισθεί η εποπτεία από την κατά το Νόμο αρμόδια Υπηρεσία των ΓΑΚ ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΚΑΙ ΕΥΡΥΤΕΡΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ Τα ΓΑΚ, κατά την τρέχουσα περίοδο της πανδημίας από τον κορωνοϊό, ακολουθώντας τις σχετικές νομοθετικές ρυθμίσεις, τις προτροπές των ειδικών και σεβόμενα πρωτίστως την ασφάλεια της υγείας των πολιτών αλλά και των εργαζομένων, αναδιοργανώνει μέρος των δραστηριοτήτων τους, ως προς τη διαχείριση των αρχείων. Διαβάστε περισσότερα εδώ.

Ποιοι υποχρεούνται σε εκκαθάριση των αρχείων τους

Φορείς

Οι Δημόσιες Υπηρεσίες (Κεντρικές & Περιφερειακές)
Οι Περιφέρειες
Τα Ν.Π.Δ.Δ.
Οι Ο.Τ.Α.

Οι Δημόσιες Υπηρεσίες (Κεντρικές & Περιφερειακές)
Οι Περιφέρειες
Τα Ν.Π.Δ.Δ.
Οι Ο.Τ.Α.

Χρόνος διεξαγωγής των εκκαθαρίσεων

Το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους πραγματοποιείται η διαδικασία, ώστε να αποφεύγεται η συσσώρευση και η αλλοίωση του αρχειακού υλικού.

Το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους (έτσι αποφεύγεται η συσσώρευση και αλλοίωση του αρχειακού υλικού)

Νομοθεσία για την επιλογή και εκκαθάριση αρχείων

Νομοθεσία

Ν.4610/2019 Συνέργειες Πανεπιστημίων και Τ.Ε.Ι., πρόσβαση στην τριτοβάθμια εκπαίδευση, πειραματικά σχολεία, Γενικά Αρχεία του Κράτους και λοιπές διατάξεις
ΠΔ 162/1979 , Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών
ΠΔ 768/1980 , Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των ΝΠΔΔ
ΠΔ 87/1981 , Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών και ΝΠΔΔ
ΠΔ 480/1985 , Εκκαθάριση των αρχείων των ΟΤΑ και των ιδρυμάτων, ΝΠΔΔ και συνδέσμων αυτών
ΠΔ 25/2014 , Ηλεκτρονικό αρχείο και ψηφιοποίηση εγγράφων

Ν.4610/2019 Συνέργειες Πανεπιστημίων και Τ.Ε.Ι., πρόσβαση στην τριτοβάθμια εκπαίδευση, πειραματικά σχολεία, Γενικά Αρχεία του Κράτους και λοιπές διατάξεις
ΠΔ 162/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών
ΠΔ 768/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των ΝΠΔΔ
ΠΔ 87/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών & ΝΠΔΔ
ΠΔ 480/1985, Εκκαθάριση των αρχείων των ΟΤΑ και των ιδρυμάτων, ΝΠΔΔ και συνδέσμων αυτών
ΠΔ 25/2014, Ηλεκτρονικό αρχείο και ψηφιοποίηση εγγράφων

Νομοθεσία περί καταχωρήσεων (κατά φορέα)

Ειδική Νομοθεσία ανά Υπουργείο και Φορέα

ΠΔ 320/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εσωτερικών
ΠΔ 106/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Προεδρίας Κυβερνήσεως
ΠΔ 899/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και των Σχολικών Ταμείων
ΠΔ 835/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας
ΠΔ 456/1991, Αντικατάσταση του άρθρου 3 του Π.Δ. 835/1979
ΒΔ 541/1962, Περί διαιρέσεως και υποδιαιρέσεως του αρχείου των Υπηρεσιών του Υ.Ε.Ν.
ΠΔ 552/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Δικαιοσύνης
ΒΔ 120/1966, Περί τρόπου καταστροφής αχρήστων αρχείων των δικαστικών υπηρεσιών
ΒΔ 573/1965, Περί τρόπου καταστροφής αρχείων Υποθηκοφυλακείων και Ληξιαρχείων
ΠΔ 423/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Δημοσίας Τάξεως
ΠΔ 245/1997, Εκκαθάριση αρχείων Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας
ΠΔ 180/1999, Τροποποίηση του Π.Δ. 245/1997
ΠΔ 11/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών
ΠΔ 77/1977, Περί απλουστεύσεως διαδικασίας εκκαθαρίσεως αρχείων
ΒΔ 172/1973, Περί των αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών
ΠΔ 1258/1981, Εκκαθάριση αρχείων νοσηλευτικών ιδρυμάτων και ιδρυμάτων κοινωνικής πρόνοιας
ΠΔ 365/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Γεωργίας
ΠΔ 430/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Συγκοινωνιών
ΠΔ 381/1991, Τροποποίηση του Π.Δ. 430/1979
ΠΔ 176/2007, Συμπλήρωση του Π.Δ. 430/1979
ΠΔ 2/1980, Περί εκκαθαρίσεως αρχείων Ταχυδρομικού Ταμιευτηρίου
ΠΔ 722/1979, Περί εκκαθαρίσεως αρχείων Υπουργείου Εμπορίου
ΠΔ 358/1979, Περί εκκαθαρίσεως αρχείων Υπουργείου Εργασίας
ΠΔ 185/2006, Συμπλήρωση του Π.Δ. 358/1979
ΠΔ 469/1983, Εκκαθάριση αρχείων ΟΑΕΔ
ΠΔ 128/1986, Εκκαθάριση αρχείων ασφαλιστικών οργανισμών
ΠΔ 276/2000, Εκκαθάριση αρχείων Υπουργείου Οικονομικών
ΠΔ 57/1980, Περί εκκαθαρίσεως αρχείων Υπουργείου Οικονομικών
ΥΑ 1086260/1023/0006 Β/ΠΟΛ 1176/03.09.1992, Εκκαθάριση αρχείων ΔΟΥ και ΚΕΠΥΟ
ΠΔ 486/1979, Περί εκκαθαρίσεως αρχείων Υπουργείου Συντονισμού
ΠΔ 225/1980, Περί εκκαθαρίσεως αρχείων Υπουργείου Πολιτισμού
ΠΔ 229/1993, Τήρηση και εκκαθάριση αρχείων ΥΠΕΧΩΔΕ
ΠΔ 82/2014, Εκκαθάριση αρχείων «Συνήγορος του Πολίτη»

ΠΔ 320/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εσωτερικών
ΠΔ 106/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Προεδρίας Κυβερνήσεως
ΠΔ 899/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και των Σχολικών Ταμείων
ΠΔ 835/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας
ΠΔ 456/1991, Αντικατάσταση του άρθρου 3 του Π.Δ. 835/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής & των περιφερειακών υπηρεσιών του Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας»
ΒΔ 541/1962, Περί διαιρέσεως και υποδιαιρέσεως του αρχείου των Κεντρικών και Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υ.Ε.Ν. και περί περιοδικής εκκαθαρίσεως του
ΠΔ 552/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Δικαιοσύνης
ΒΔ 120/1966, Περί τρόπου καταστροφής αχρήστων αρχείων των δικαστικών υπηρεσιών
ΒΔ 573/1965, Περί τρόπου καταστροφής ή εκποιήσεως αχρήστων αρχείων των εμμίσθων Υποθηκοφυλακείων και Ληξιαρχείων
ΠΔ 423/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Δημοσίας Τάξεως
ΠΔ 245/1997, Εκκαθάριση αρχείων Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας
ΠΔ 180/1999, Τροποποίηση του Π.Δ. 245/1997 «Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας»
ΠΔ 11/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών
ΠΔ 77/1977, Περί απλουστεύσεως διαδικασίας εκκαθαρίσεως αρχείων Κεντρικών και Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών
ΒΔ 172/1973, Περί των αρχείων των Κεντρικών και Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών
ΠΔ 1258/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των νοσηλευτικών ιδρυμάτων, των ιδρυμάτων κοινωνικής πρόνοιας και των σχολών εκπαιδεύσεως νοσηλευτικού προσωπικού (Ν.Π.Δ.Δ.), αρμοδιότητας Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών
ΠΔ 365/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Γεωργίας
ΠΔ 430/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συγκοινωνιών
ΠΔ 381/1991, Τροποποίηση και συμπλήρωση του Π.Δ. 430/1979 «Περί εκκαθαρίσεως της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συγκοινωνιών»
ΠΔ 176/2007, Τροποποίηση και συμπλήρωση του Π.Δ. 430/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συγκοινωνιών»
ΠΔ 2/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Ταχυδρομικού Ταμιευτηρίου
ΠΔ 722/1979, Περί της εκκαθαρίσεως των αρχείων των Κεντρικών, των Περιφερειακών και Υπηρεσιών Εξωτερικού του Υπουργείου Εμπορίου
ΠΔ 358/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εργασίας
ΠΔ 185/2006, Συμπλήρωση του Προεδρικού Διατάγματος 358/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εργασίας»
ΠΔ 469/1983, Εκκαθάριση των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ)
ΠΔ 128/1986, Εκκαθάριση των αρχείων των ασφαλιστικών οργανισμών (Ν.Π.Δ.Δ.) πλην Ο.Γ.Α., αρμοδιότητας Υπουργείου Υγείας, Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων
ΠΔ 276/2000, Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών
ΠΔ 57/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών
ΥΑ 1086260/1023/0006 Β/ΠΟΛ 1176/03.09.1992, Εκκαθάριση των αρχείων των Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών και του ΚΕ.Π.Υ.Ο.
ΠΔ 486/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συντονισμού
ΠΔ 225/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Πολιτισμού και Επιστημών
ΠΔ 229/1993, Τήρηση και εκκαθάριση των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Περιβάλλοντος, Χωροταξίας και Δημοσίων Έργων (ΥΠΕΧΩΔΕ) πλην της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Έργων
ΠΔ 82/2014, Εκκαθάριση αρχείων της Ανεξάρτητης Αρχής «Συνήγορος του Πολίτη»

Εγκύκλιοι Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης

Εγκύκλιοι

ΔΙΑΔΠ/Γ2γ/22391/23.10.2001 (βλ. και Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, Αθήνα 2003)
ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011 (ΑΔΑ: 4Α8ΚΧ-ΒΥΡ) , «Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου, των ΟΤΑ και των φορέων του ευρύτερου δημόσιου τομέα»
ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705/25.11.2015 (ΑΔΑ: 6ΘΩΛ465ΦΘΕ-Ρ02) , «Εκκαθάριση των αρχείων του δημοσίου τομέα - Περιέλευση του αρχειακού υλικού των πρωτοβάθμιων επιτροπών αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων δημοσίων υπαλλήλων από τη δικτατορία στα Γενικά Αρχεία του Κράτους»
ΔΙΔΔΑ/ΤΑ/Φ.1/26399/12.11.2017 (ΑΔΑ: 60ΧΣ465ΧΘΨ–ΜΦ4) , «Διαφύλαξη αρχείων νοσηλευτικών ιδρυμάτων»

ΔΙΑΔΠ/Γ2γ/22391/23.10.2001 (βλ. και Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, Αθήνα 2003)
ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011 (ΑΔΑ: 4Α8ΚΧ-ΒΥΡ), «Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων του ευρύτερου δημόσιου τομέα»
ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705/25.11.2015 (ΑΔΑ: 6ΘΩΛ465ΦΘΕ-Ρ02), «Εκκαθάριση των αρχείων του δημοσίου τομέα – Περιέλευση του αρχειακού υλικού των πρωτοβάθμιων επιτροπών αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων δημοσίων υπαλλήλων από τη δικτατορία στα Γενικά Αρχεία του Κράτους»
ΔΙΔΔΑ/ΤΑ/Φ.1/26399/12.11.2017 (ΑΔΑ: 60ΧΣ465ΧΘΨ–ΜΦ4), «Διαφύλαξη αρχείων νοσηλευτικών ιδρυμάτων»

Κατάργηση οργανισμών και φορέων του δημόσιου φορέα ( Νόμος κι ερμηνευτική εγκύκλιος)

Καταργήσεις και συγχωνεύσεις φορέων του δημόσιου τομέα

Ν. 3895/2010 «Κατάργηση και συγχώνευση υπηρεσιών, οργανισμών και φορέων του δημόσιου τομέα» (ΦΕΚ 206/Α΄/08.12.2010)
Εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με θέμα: «Κατάργηση και συγχώνευση υπηρεσιών, οργανισμών και φορέων του δημόσιου τομέα» (Ν. 3895/2010, ΦΕΚ 206/Α΄), (Αριθ. Πρωτ.: ΔΟΑ/Φ.10/26915/22.12.2010, ΑΔΑ: 4ΙΙ6Κ – 6)
Ν. 4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α΄/26.03.2014) γίνεται αναφορά σε καταργήσεις και συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα
ΦΕΚ 606/Β΄/05.03.2012 Απόφαση κατάργησης του Οργανισμού Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Ο.Δ.Δ.Υ.) Α.Ε.

Ν. 3895/2010 «Κατάργηση και συγχώνευση υπηρεσιών, οργανισμών και φορέων του δημόσιου τομέα» (ΦΕΚ 206/Α΄/08.12.2010)
Εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με θέμα: «Κατάργηση και συγχώνευση υπηρεσιών, οργανισμών και φορέων του δημόσιου τομέα» (Ν. 3895/2010, ΦΕΚ 206/Α΄), (Αριθ. Πρωτ.: ΔΟΑ/Φ.10/26915/22.12.2010, ΑΔΑ: 4ΙΙ6Κ – 6)
Ν. 4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α΄/26.03.2014) γίνεται αναφορά σε καταργήσεις, συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα
ΦΕΚ 606/Β΄/05.03.2012 Απόφαση κατάργησης του Οργανισμού Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Ο.Δ.Δ.Υ.) Α.Ε.

Αρχεία σχολείων

Αρχεία Σχολείων – Εγκύκλιοι και Γνωμοδοτήσεις

Εγκύκλιος του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων με θέμα: «Αρχεία Σχολείων» (Αριθ. Πρωτ.: 52652/ΙΖ/83/Φ.ΔΙΟΙΚ/02.08.2007)
Εγκύκλιος του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων με θέμα: «Αρχεία Σχολείων» (Αριθ. Πρωτ.: 130752/ΙΖ/146/Φ.ΔΙΟΙΚ/10.10.2008)
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους με θέμα: «Διαβίβαση της υπ’ αριθ. 489/2012 γνωμοδότησης του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους» (Αριθ. Πρωτ.: 53171/Γ3/46/Φ.ΔΙΟΙΚ/01.04.2015)

Εγκύκλιος του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων με θέμα: «Αρχεία Σχολείων» (Αριθ. Πρωτ.: 52652/ΙΖ/83/Φ.ΔΙΟΙΚ/02.08.2007)
Εγκύκλιος του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων με θέμα: «Αρχεία Σχολείων» (Αριθ. Πρωτ.: 130752/ΙΖ/146/Φ.ΔΙΟΙΚ/10.10.2008),
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους με θέμα: «Διαβίβαση της υπ’ αριθ. 489/2012 γνωμοδότησης του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους» (Αριθ. Πρωτ.: 53171/Γ3/46/Φ.ΔΙΟΙΚ/01.04.2015).

Επιλογή και εκκαθάριση των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών

Η διαδικασία εκκαθάρισης και επιλογής αρχείων

Στάδια διαδικασίας

Επισήμανση αρχείων
Πρόσκληση των ΓΑΚ
Αυτοψία
Επιλογή & εκκαθάριση του αρχειακού υλικού
Πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής αρχείου
Άδεια καταστροφής αρχειακού υλικού

Κατηγορίες αρχείων

Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας
Ανενεργά
Ημιενεργά
Ενεργά

Η διαδικασία από την πλευρά των ΓΑΚ
Τα βασικά στάδια της διαδικασίας εκκαθάρισης και επιλογής ενός δημόσιου αρχείου στα ΓΑΚ είναι τα εξής:
1. Επισήμανση αρχείων
2. Πρόσκληση των ΓΑΚ
3. Αυτοψία
4. Επιλογή & εκκαθάριση του αρχειακού υλικού
5. Πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής αρχείου
6. Άδεια Καταστροφής αρχειακού υλικού

Οι κατηγορίες αρχείων είναι οι εξής:

Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας
Ανενεργά
Ημιενεργά
Ενεργά

Η εκκαθάριση των αρχείων

Η διαδικασία από την πλευρά των Δημοσίων Υπηρεσιών

Η εκκαθάριση των αρχείων αποτελεί μία από τις σημαντικότερες παραμέτρους της διαχείρισης των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών.

Η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των δημόσιων αρχείων συμβάλλει:

Στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Διοίκησης
Στην ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών
Στη διευκόλυνση της εργασίας των υπαλλήλων με τον εύκολο εντοπισμό των ζητούμενων εγγράφων
Στη διασφάλιση από αλλοιώσεις ή καταστροφές χρήσιμων ή εμπιστευτικών εγγράφων
Στην εξοικονόμηση χώρων
Στην καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού

Η διαδικασία από την πλευρά των Δημοσίων Υπηρεσιών
Η εκκαθάριση των αρχείων αποτελεί μια από τις σημαντικότερες παραμέτρους της διαχείρισης των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών.
Η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των δημόσιων αρχείων συμβάλλει:

Στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Διοίκησης
Στην ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών
Στη διευκόλυνση της εργασίας των υπαλλήλων με τον εύκολο εντοπισμό των ζητούμενων εγγράφων
Στη διασφάλιση από αλλοιώσεις ή καταστροφές χρήσιμων ή εμπιστευτικών εγγράφων
Στην εξοικονόμηση χώρων
Στην καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού

Επισημάνσεις των αρχείων

Επισήμανση και απογραφή αρχείων

Η Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων έχει επιχειρησιακό στόχο, μεταξύ άλλων, την επισήμανση και την απογραφή των αρχείων των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα και την εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημόσιων εγγράφων.

Επισήμανση αρχείων είναι η έρευνα κατά την οποία συγκεντρώνονται βασικές πληροφορίες για αρχεία που δεν έχουν ακόμη παραδοθεί και αφορούν την ποσότητα, τη μορφή, τον τύπο, τη θέση, τη φυσική κατάσταση, τις συνθήκες διατήρησης και φύλαξης, τη συσσώρευση και τη χρήση τεκμηρίων.

Σκοπός της διαδικασίας είναι ο σχεδιασμός των αρχειονομικών εργασιών που αφορούν τη διαχείριση των επισημανθέντων αρχείων, όπως: πρόσκτηση, εκκαθάριση, μικροφωτογράφηση και εξασφάλιση χώρων φύλαξης.

Η επισήμανση και ο εντοπισμός των αρχείων δεν σημαίνει πρόσκτηση ούτε δέσμευση του φορέα για την παραχώρησή τους στα ΓΑΚ. Παρέχει όμως τη δυνατότητα εποπτείας των αρχείων που παράγονται από τη δημόσια διοίκηση.

Αποτελεσματικές μέθοδοι επισήμανσης αρχείων

Ορισμός υπαλλήλων συνδέσμων σύμφωνα με το Ν.4610/2019. Οι υπάλληλοι-σύνδεσμοι αποτελούν δίκτυο υπαλλήλων της δημόσιας διοίκησης που υποστηρίζει την άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ των ΓΑΚ και των δημοσίων φορέων παραγωγής αρχείων, συμβάλλοντας στη σωστή τήρηση και εποπτεία των αρχείων.
Αποστολή ερωτηματολογίου στους δημόσιους φορείς για την καλύτερη εποπτεία των αρχείων και την αποφυγή αλόγιστων καταστροφών. Η συλλογή των πληροφοριών επιτρέπει όχι μόνο τον εντοπισμό συγκεκριμένων αρχειακών συνόλων αλλά και τη συνολική χαρτογράφηση των αρχείων του δημόσιου τομέα.

Η Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων έχει επιχειρησιακό στόχο, μεταξύ άλλων, την επισήμανση και την απογραφή των αρχείων των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα και την εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημόσιων εγγράφων.
Επισήμανση αρχείων είναι η έρευνα κατά την οποία συγκεντρώνονται οι βασικές πληροφορίες για αρχεία που δεν έχουν ακόμη παραδοθεί και αφορούν την ποσότητα, τη μορφή, τον τύπο, τη θέση, τη φυσική κατάσταση, τις συνθήκες διατήρησης και φύλαξης, τη συσσώρευση, τη χρήση τεκμηρίων καθώς και άλλων σχετικών στοιχείων με σκοπό το σχεδιασμό των αρχειονομικών εργασιών που αφορούν τη διαχείριση των επισημανθέντων αρχείων (π.χ. πρόσκτηση, εκκαθάριση, μικροφωτογραφίσεις, εξασφάλιση χώρων φύλαξης).
Η επισήμανση και ο εντοπισμός των αρχείων δεν σημαίνει πρόσκτηση ούτε δέσμευση του φορέα για την παραχώρησή τους στα ΓΑΚ, δίνει όμως τη δυνατότητα της εποπτείας των αρχείων που παράγονται από τη δημόσια διοίκηση.
Αποτελεσματικές μέθοδοι για την επισήμανση αρχείων είναι:
1) ο ορισμός υπαλλήλων συνδέσμων, που προβλέπεται στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων των ΓΑΚ και αφορά στην επισήμανση και απογραφή των δημοσίων αρχείων (Ν.4610/2019). Οι υπάλληλοι-σύνδεσμοι συνιστούν ένα δίκτυο το οποίο αποτελείται από υπαλλήλους της διοίκησης και έχει ως έργο να υποστηρίζει την άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ του εθνικού φορέα διαχείρισης αρχείων, δηλαδή των ΓΑΚ, και των δημοσίων φορέων παραγωγής αρχείων, συμβάλλοντας έτσι στη σύγχρονη και λειτουργική τήρηση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών μέσω ενός συστήματος εποπτείας και ελέγχου της δημόσιας αρχειακής παραγωγής
2) η αποστολή ερωτηματολογίου στους δημόσιους φορείς για την καλύτερη εποπτεία των αρχείων τους και την αποφυγή αλόγιστων καταστροφών. Η συλλογή πληροφοριών σχετικά με το αρχείο, πρέπει να τύχει περαιτέρω επεξεργασίας, διότι εκτός από τον εντοπισμό συγκεκριμένων αρχειακών συνόλων επιτρέπει τη συνολική χαρτογράφηση των αρχείων του δημοσίου τομέα.