Δημόσια Αρχεία

Τα δημόσια αρχεία αποτελούν το συντριπτικό όγκο του αρχειακού υλικού και συνιστούν την κύρια αρμοδιότητα των Γενικών Αρχείων του Κράτους (ΓΑΚ).

Σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4610/2019 (άρθρο 161), ως δημόσια αρχεία χαρακτηρίζονται τα αρχεία που παράγονται από την ανώτατη πολιτειακή ηγεσία, την Προεδρία της Δημοκρατίας, τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς, τη Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης, τη Γενική Γραμματεία Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου, τα Υπουργεία, τις Δημόσιες Υπηρεσίες, τις Δικαστικές Αρχές, τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου, καθώς και λοιπούς οργανισμούς και επιχειρήσεις που εμπίπτουν στον δημόσιο τομέα.

Στην ίδια κατηγορία περιλαμβάνονται επίσης τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλακεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και τα ιδρύματα του Απόδημου Ελληνισμού.

Κατηγορίες Δημόσιων Αρχείων

α) Ενεργά

Περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων που χρησιμοποιούνται καθημερινά για τη διεκπεραίωση των τρεχουσών υποθέσεων μιας υπηρεσίας, οργανισμού ή φορέα και διατηρούνται στον τόπο παραγωγής τους.

β) Ημιενεργά

Περιλαμβάνουν τεκμήρια, μαρτυρίες και έγγραφα που έχουν πάψει να θεωρούνται ενεργά, χωρίς όμως να μπορούν να υποστούν εκκαθάριση, καθώς δεν έχει λήξει ο χρόνος διατήρησής τους σύμφωνα με τη σχετική νομοθεσία. Τα ΓΑΚ παρακολουθούν την ορθή τήρησή τους από την υπηρεσία παραγωγής.

γ) Ανενεργά

Περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων των οποίων ο χρόνος διατήρησης έχει λήξει, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει, και δεν έχουν πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα για τον φορέα παραγωγής τους. Τα ΓΑΚ τα παραλαμβάνουν υποχρεωτικά, μετά τη διαδικασία εκκαθάρισης, και διατηρούν το δικαίωμα περαιτέρω επεξεργασίας τους.

δ) Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας

Περιλαμβάνουν τεκμήρια, μαρτυρίες και έγγραφα τα οποία, ανεξαρτήτως παλαιότητας, παραμένουν ενεργά. Μετά την πάροδο τριάντα ετών από την παραγωγή τους, τα ΓΑΚ μεριμνούν για την παραλαβή ψηφιοποιημένων αντιγράφων, ενώ η κατάθεσή τους στα ΓΑΚ καθίσταται υποχρεωτική μετά την πάροδο εξήντα ετών.

Ρόλος των ΓΑΚ

Αν τα ΓΑΚ διαπιστώσουν, ύστερα από καταγγελία ή αναφορά, ότι η διατήρηση των δημόσιων αρχείων από τους φορείς παραγωγής τους είναι πλημμελής ή ότι η πρόσβαση του κοινού σε αυτά είναι δυσχερής, μπορούν να ζητήσουν την άμεση κατάθεση των συγκεκριμένων αρχείων στις υπηρεσίες τους.

Επιπλέον, τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών που ψηφιοποιούνται ή μεταφέρονται σε άλλο υλικό υπόστρωμα, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, κατατίθενται στα ΓΑΚ με ευθύνη του υπαλλήλου συνδέσμου της παρ. 3 του άρθρου 193.

Στην Κεντρική Υπηρεσία (Κ.Υ.) των ΓΑΚ διακρίνονται:

α) οι μεγάλες κατηγορίες των αρχείων του 19ου αιώνα και συγκεκριμένα της περιόδου του Αγώνα, του Ιωάννη Καποδίστρια, του Όθωνα και του Γεωργίου Α΄ (με κατά περίπτωση χρονολογικές επικαλύψεις)

β) τα αρχεία του 20ού και 21ου αιώνα, τα οποία προέρχονται από δημόσιες υπηρεσίες τόσο της Κεντρικής Διοίκησης (Κεντρικές Υπηρεσίες Υπουργείων, Γενικές Γραμματείες) όσο και της αποκεντρωμένης διοίκησης (Περιφέρειες, Νομαρχίες, Δήμοι), καθώς και αρχεία δικαστικών και συμβολαιογραφικών αρχών.

Ιδιωτικά αρχεία και Συλλογές

Οι Μικρές Συλλογές Κ περιλαμβάνουν ιδιωτικές συλλογές, προσωπικά αρχεία, αρχεία οικογενειών και σύμμεικτες συλλογές με ποικίλο περιεχόμενο, με το γράμμα Κ να παραπέμπει στη λέξη «κυτίο».

Εισάγονται στα ΓΑΚ μέσω δωρεάς, αγοράς, παρακαταθήκης, δημόσιας αποστολής, υπηρεσιακής εισαγωγής κ.ά. Στην πλειοψηφία τους περιέχουν ιδιωτικά αρχεία και συλλογές, ωστόσο σε αρκετές περιπτώσεις συναντώνται και δημόσια αρχεία τα οποία αποκτήθηκαν μέσω αγοράς ή δωρεάς.

Συλλογή Βλαχογιάννη

Σημαντική συλλογή της Κ.Υ. των ΓΑΚ που αποτελείται από φακέλους εγγράφων, χειρόγραφα, κυτία με θεματικό περιεχόμενο, έντυπα και βιβλιογραφικά δελτία από την προσωπική συλλογή του ιδρυτή των ΓΑΚ, ιστοριοδίφη Γιάννη Βλαχογιάννη.

Συλλογή Χειρογράφων

Αποτελείται από χειρόγραφα εκκλησιαστικού, ιστορικού, νομικού και φιλολογικού περιεχομένου, τα οποία εκτείνονται χρονικά από τον 11ο έως και τον 19ο αιώνα.

Συλλογή Χαρακτικών

Περιλαμβάνει χάρτες, λιθογραφίες και λευκώματα, μεταξύ των οποίων σημαντική θέση κατέχει η Χάρτα του Ρήγα.

Υλικό υπόστρωμα

Όλα τα αρχεία, δημόσια και ιδιωτικά, μπορεί να είναι αποτυπωμένα σε ένα ευρύ φάσμα υποστρωμάτων, όπως λυτά έγγραφα, χειρόγραφα βιβλία, φωτογραφίες ή και σε ηλεκτρονική μορφή.

Τα οπτικοακουστικά αρχεία αποτελούν ιδιαίτερη κατηγορία και περιλαμβάνουν φωτογραφίες και φωτογραφικά λευκώματα, μαγνητοταινίες, κασέτες ήχου και CD (από αγορές, δωρεές ή δημόσιες αποστολές), ενώ αντίστοιχο υλικό εντοπίζεται και σε άλλα αρχεία και συλλογές.

Καταγραφή και Διαχείριση Αρχείων

Σύμφωνα με το σύστημα που ακολουθείται στα ΓΑΚ, κάθε αρχείο εισάγεται στο σύστημα διαχείρισης αρχειακών δεδομένων @ρχειομνήμων, εγγράφεται στο Βιβλίο Εισαγωγής και κατηγοριοποιείται ως προς τον παραγωγό του (Αριθμός Ειδικού Ευρετηρίου – Α.Ε.Ε.).

ΑΡΧΕΙΑ
Αρχεία περιόδου Αγώνος
Αρχεία περιόδου κυβερνήτη Ι. Καποδίστρια
Αρχεία περιόδου Όθωνος
Αρχεία περιόδου Γεωργίου Α΄
Αρχεία Δημοσίου και Ευρύτερου Δημοσίου Τομέα
Αρχεία Δικαστικών Αρχών
Συμβολαιογραφικά Αρχεία
Αρχεία Δήμων και Κοινοτήτων
Αρχεία Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων
Εκκλησιαστικά Αρχεία
Αρχεία Επιχειρήσεων
Οπτικοακουστικά Αρχεία
Συλλογές
Γιάννη Βλαχογιάννη
Χειρογράφων ΓΑΚ
Χαρακτικών
Κ: Συλλογές
Κ: Ιδιωτικά
Κ: Από Δημόσιους Φορείς

Αν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για τις αρχειακές συλλογές που διατηρούνται στις Περιφερειακές Υπηρεσίες, μπορείτε να επισκεφτείτε τους ιστοτόπους των κατά τόπους Υπηρεσιών ή να επικοινωνήσετε μαζί τους τηλεφωνικά ή να επισκεφτείτε τις Υπηρεσίες μας ανά την Ελλάδα, πραγματοποιώντας επιτόπια έρευνα.