Προσωπικά δεδομένα

Διαχείριση προσωπικών δεδομένων – Ενέργειες συμμόρφωσης

Ορισμός υπευθύνου προστασίας δεδομένων των Γενικών Αρχείων του Κράτους (ΓΑΚ) 
Στο πλαίσιο της εφαρμογής του Κανονισμού 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τα ΓΑΚ όρισαν ως Υπεύθυνη Προστασίας ∆εδοµένων για την παρακολούθηση της συµµόρφωσης των ΓΑΚ µε τον Κανονισµό, την αρχειονόμο της Κεντρικής Υπηρεσίας, Αμαλία Γιαννακά, dpo@gak.gr.

Επικαιροποίηση εντύπων των Αναγνωστηρίων των ΓΑΚ
Ενσωμάτωση στα έντυπα των αναγνωστηρίων των ΓΑΚ της προβλεπόμενης στο άρθρο 13 διάταξης του Κανονισμού 2016/679, σύμφωνα με την οποία οι ερευνητές των ΓΑΚ ενημερώνονται για τα παρακάτω:
«Κατ’ εφαρμογή του Κανονισμού 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σας γνωρίζουμε ότι υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (ΓΑΚ) – Κεντρική Υπηρεσία, Δάφνης 61, Τ.Κ. 154 52, Ψυχικό, Τηλ:210-6782200, fax:+30 210-6782215, email: archives@gak.gr. 
Τα ΓΑΚ επεξεργάζονται τα δεδομένα που δηλώνετε στα σχετικά έντυπα του Αναγνωστηρίου (ονοματεπώνυμο, ιθαγένεια, στοιχεία ταυτότητας ή διαβατηρίου, επάγγελμα ή ιδιότητα, διεύθυνση μόνιμης κατοικίας/εργασίας, τηλέφωνο, διεύθυνση παραμονής στην πόλη, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση) με σκοπό την άσκηση έννομης υποχρέωσης που απορρέει από τη σχετική νομοθεσία. Ειδικότερα, η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μέσω της καταχώρισης τους σε αυτοματοποιημένο σύστημα, εξασφαλίζει την πρόσβαση στα αρχεία και στις συλλογές που διατίθενται στο αναγνωστήριο στο ΓΑΚ, ενώ εγγυάται την ασφάλεια στη χρήση του αρχειακού υλικού. Επιπλέον, πραγματοποιείται ανώνυμη επεξεργασία των δεδομένων για την ετήσια στατιστική απεικόνιση της επισκεψιμότητας των ΓΑΚ
Τα προσωπικά σας δεδομένα διατηρούνται για λόγους ασφάλειας χρήσης του αρχειακού υλικού. Ως υποκείμενο των δεδοµένων, μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματα που προβλέπονται στις διατάξεις του Κανονισμού 2016/679.
Ειδικότερα, έχετε δικαίωµα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα, μπορείτε δηλαδή να αιτηθείτε αντίγραφο των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και τα οποία επεξεργάζονται τα ΓΑΚ Επιπλέον, μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματα διόρθωσης, διαγραφής, καθώς και περιορισμού στην επεξεργασία των δεδομένων που δηλώνετε στα έντυπα του Αναγνωστηρίου των ΓΑΚ Σε περίπτωση υποβολής δήλωσης διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων, παύει να είναι εφικτή η δυνατότητα πρόσβασής σας στα αρχεία και συλλογές που διατίθενται στο Αναγνωστήριο των ΓΑΚ
Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωµάτων σας µπορείτε να επικοινωνείτε στο dpr@gak.gr.
Υπεύθυνη Προστασίας ∆εδοµένων για την παρακολούθηση της συµµόρφωσης των ΓΑΚ µε τον Κανονισµό 2016/679 περί προστασίας δεδομένων έχει οριστεί η αρχειονόμος της Κεντρικής Υπηρεσίας, Αμαλία Γιαννακά, dpo@gak.gr.
Εποπτεύουσα Ελληνική Αρχή για την παρακολούθηση εφαρµογής του Κανονισμού 2016/679 και την υποβολή καταγγελιών έχει οριστεί η Αρχή Προστασίας ∆εδοµένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Α.Π.∆.Π.Χ.), Λ. Κηφισίας 1-3. Τ.Κ. 11523, Τηλ.:2106475600, Fax: 2106475628, Email: contact@dpa.gr, complaints@dpa.gr.».

Έρευνα στα αρχεία των ΓΑΚ 

Καθορισμός αντικειμένου έρευνας – Αρχή ελαχιστοποίησης δεδομένων 
Ο ερευνητής καλείται να προσδιορίσει το αντικείμενο της έρευνας του σαφώς και επαρκώς, έτσι ώστε να είναι εύκολα αντιληπτό εάν τα προς διάθεση αρχεία είναι απαραίτητα για την κάλυψη του επιδιωκόμενου σκοπού της. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται η αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων που ορίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να είναι κατάλληλα, συναφή και να περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία (ΓΚΠΔ, άρθρο 5, παρ. 1, στοιχείο γ).

Πλαίσιο προστασίας για την μελέτη των αρχείων που ενδέχεται να περιλαμβάνουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εν δυνάμει ζώντων προσώπων.
Τα ΓΑΚ καθόρισαν νέο πλαίσιο μελέτης των αρχείων που βάσει των χρονολογιών τους ενδέχεται να περιλαμβάνουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εν δυνάμει ζώντων προσώπων. Σύμφωνα με το πλαίσιο αυτό, ο ερευνητής καλείται να υπογράψει έντυπο «Δήλωσης εμπιστευτικότητας και προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα», με το οποίο αναλαμβάνει τις κάτωθι υποχρεώσεις:
· Να αντιμετωπίζει ως εμπιστευτική κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε φυσικά πρόσωπα (δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα) στις οποίες αποκτά πρόσβαση ή των οποίων αποκτά γνώση στο πλαίσιο της διεξαγωγής της έρευνάς του ή και επ’ ευκαιρία αυτής.
· Να επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα μόνο για τον σκοπό για τον οποίο έχει δηλώσει στην αίτησή του. Ειδικότερα, ο ερευνητής εξάγει από το εκάστοτε αρχείο μόνο όσα στοιχεία είναι απαραίτητα κατά την επιστημονική του κρίση για την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης έρευνας όπως αυτή δηλώνεται στην αίτησή του.
· Να προστατεύει και να διαφυλάττει τον απόρρητο χαρακτήρα των ως άνω δεδομένων και να μην τα κοινοποιεί, ανακοινώνει, διαβιβάζει σε τρίτα πρόσωπα ή να τα θέτει με οποιοδήποτε τρόπο στη διάθεση αυτών.
· Κατά τη δημοσιοποίηση της έρευνας ή μέρους αυτής ο ερευνητής να λαμβάνει κάθεαναγκαίο μέτρο, ώστε να τηρηθεί η ανωνυμία.

Δήλωση εμπιστευτικότητας

Χορήγηση επικυρωμένων αντιγράφων τεκμηρίων των ΓΑΚ για νόμιμη χρήση
Η χορήγηση επικυρωμένων αντιγράφων προς νόμιμη χρήση των δικαστικών, συμβολαιογραφικών, ληξιαρχικών αρχείων καθώς και των αρχείων που περιλαμβάνουν στοιχεία για ιδιοκτησιακό καθεστώς, απόκτηση τίτλων σπουδών, καταγωγής (υιοθεσίας) που φυλάσσονται στα ΓΑΚ υλοποιείται μετά από την εξακρίβωση του έννομου συμφέροντος του αιτούντος ή του πληρεξούσιου εκπροσώπου του. Οι τελευταίοι καλούνται να υπογράψουν έντυπο δήλωσης προστασίας προσωπικών δεδομένων με το οποίο δηλώνουν ότι αναλαμβάνουν την υποχρέωση να χρησιμοποιήσουν τα χορηγούμενα αντίγραφα αποκλειστικά και μόνον για το σκοπό που δηλώνουν στην αίτησή τους.

Καθορισμός νέου πλαισίου δημοσίευσης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Με την εφαρμογή του Κανονισμού 2016/679 καταργήθηκε η διάταξη του ν. 2472/1997 σύμφωνα με την οποία η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα χορηγούσε άδειες δημοσίευσης προσωπικών δεδομένων. Ως αποτέλεσμα, τα ΓΑΚ εκπόνησαν νέο πλαίσιο για τη δημοσίευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εμπεριέχονται στα αρχεία τους που ορίζει ότι σε περίπτωση που ο ερευνητής επιθυμεί να δημοσιοποιήσει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων που μπορεί να ταυτοποιήσουν ένα πρόσωπο, υποχρεούται να υποβάλει ειδικό αίτημα προς την Εφορεία των ΓΑΚ Στο αίτημα αυτό προσδιορίζεται επακριβώς το προς δημοσίευση υλικό καθώς και ο σκοπός της δημοσίευσης. Η Εφορεία λαμβάνει τη σχετική απόφαση μετά από εισήγηση της Υπεύθυνης Προστασίας Δεδομένων.

Περαιτέρω ενέργειες συμμόρφωσης
· Καθορισμός πλαισίου χρήσης αρχειακού υλικού σε εκθέσεις.
· Καθορισμός πλαισίου αναρτήσεων στο ψηφιακό αποθετήριο των ΓΑΚ
· Καθορισμός πλαισίου αναρτήσεων στα υπηρεσιακά μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
· Εκπόνηση σύμβασης προστασίας δεδομένων με εκτελούντες την επεξεργασία.